EL PRESUPUESTO Y SU IMPORTANCIA EN LA EMPRESA

EL PRESUPUESTO Y SU IMPORTANCIA EN LA EMPRESA

Dirigir una empresa, obliga a los propietarios a planear cuidadosamente y a revisar sus finanzas, la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de contabilidad para identificar, medir, analizar y presentar su información financiera. Los sistemas contables pueden incluir presentar presupuestos, estados financieros, provisiones y cualquier otro reporte que ayude a gestionar la información financiera.

Los presupuestos de las empresas puede que quizás sean una de las herramientas más importantes con las que se cuente, ya que un presupuesto es una herramienta de gestión conformada por un documento en donde se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio, también se entiende como el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica, ya sea de negocio o empresa, o de un gobierno, durante un periodo que por lo general puede ser anual. Es también un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, y expresarla en valores y términos financieros cuantificables para que pueda llegar a cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

Este concepto de presupuesto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización, ya que el presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año por lo cual elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias,

establecer prioridades y evaluar la consecución de estos objetivos. Sin embargo, para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en un déficit, es decir, que los gastos superen a los ingresos por lo cual requeriríamos apalancamiento externo para seguir operando, o por el contrario puede ser posible ahorrar en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit, en donde los ingresos superan a los gastos, por lo que se puede prever operar con recursos propios.

La formulación de un presupuesto implica fijar metas específicas, planeación para ejecutar los pasos a seguir para alcanzar las metas y dirección para comparar en forma periódica los resultados reales vs los presupuestados.

Los presupuestos son valiosos en la medida que sirvan de guía y que ayuden a monitorear si lo implantado está bien y si se está logrando los resultados esperados, la planeación es establecer las metas para guiar y enfocar las acciones de la empresa y la dirección es la manera en cómo vamos a alcanzar dichas metas establecidas, por lo cual el presupuesto es una forma de dirigir y coordinar las actividades con el fin de alcanzar dichas metas, es decir, traducen las acciones en pesos y centavos indicando cuando se deben efectuar, y el control se utiliza como una herramienta para comparar nuestro desempeño real contra las metas planeadas.

El proceso presupuestal inicia con una estimación de las ventas, con un compromiso de cuánto es la meta que nos fijamos para vender en ciertos periodos, después de la información comercial, o sea de cuánto se comprometió la empresa a vender según la meta establecida, se canaliza este presupuesto comercial a las distintas unidades del negocio para hacer una estimación de sus propios presupuestos, ya sea en el caso de gastos de producción,  ventas y administrativos,  pues no hay nada más peligroso para un emprendedor, que no tenga una idea de cuánto puede vender, cuánto tiene que gastar y cuánto puede ganar, y claro, todo esto con base en los compromisos de alcanzar las metas planteadas. Lo más enriquecedor de este proceso, es que nos permite mantener la eficiencia y eficacia en las operaciones gracias a su control, de manera que podamos hacer que la diferencia entre ingreso y egreso sea cada vez más grande, buscando siempre las mayores utilidades para la empresa.

El presupuesto que comprende todos los gastos está compuesto de otros dos presupuestos más pequeños, que son el presupuesto de operación y el presupuesto financiero.

Una de las ventajas de establecer un presupuesto al inicio de un período, es que nos facilita la eficiencia y el control dentro de la parte operativa, y exige la cooperación entre todos los departamentos de la empresa, motivando a la dirección a que se enfoque en definir los objetivos a alcanzar, además de promover la estandarización y el control en el flujo de información, además de reducir la incertidumbre y exigir un reto de mejora continua para los ejecutivos dentro de la empresa.  Pero a su vez, no debemos de perder de vista, que también los presupuestos tienen sus limitantes, como es que son sólo un conjunto de estimaciones y previsiones, por lo cual para reducir su margen de error, es necesario recurrir a la estadística y a los resultados históricos de la empresa, y estar consientes también, que un presupuesto no asegura el éxito por sí mismo, sino que será necesario darle seguimiento y que la administración lo ajuste a la medida en los cambios de gran importancia que puedan estarse presentando en un  escenario real; debe tratarse sólo como una herramienta y no como algo infalible.

El presupuesto mide ciertos indicadores como las ventas, utilidad de la operación, rotaciones, y muchas otras métricas, que nos sirven para visualizar un mejor análisis financiero, son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones regularmente de un año, y tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollan en el período siguiente al cual se elaboran, y su contenido se resume en un estado de resultados comparativo entre el ejercicio real y el proyectado.

El presupuesto de ventas generalmente es preparado por meses, áreas geográficas y productos específicos; los presupuestos de producción comúnmente se expresan en unidades físicas y la información necesaria para preparar estos presupuestos incluyen maquinaria, capacidad de planta, cantidades a producir y disponibilidad de los materiales presupuesto de compras, es el presupuesto el que prevé las compras de materias primas y mercancías que se harán durante determinado periodo.

Algunos de los motivos a considerar para evitar un mala proyección, es que la dirección  debe organizar y saber con cuanto recurso financiero cuenta desde un principio para desarrollar sus actividades, considerar los medios a los cuales podrá acceder para la financiación de su proyecto, si fuera el caso, y establecer bases de operación sólidas así como de asegurarse de contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección, y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a distintas dependencias que directa o indirectamente ayuden al plan de operaciones presupuestado.

Share this post
Profesionista con amplia experiencia laborando dentro de las áreas contables, administrativas y financieras; desarrollándome principalmente en Grupos Corporativos, liderando Dirección de Finanzas y Gerencia Corporativa de Tesorería, fungiendo como responsable de optimizar los recursos económicos y financieros así como de analizar, definir y dirigir los excedentes de efectivo y financiamientos requeridos para las empresas de los grupos en que he laborado, trato directo y relación con instituciones financieras para determinar los instrumentos de inversión, financiamiento y coberturas cambiarias, así como el análisis de proyectos de inversión, análisis de riesgos, captación de recursos, y contratación de líneas de crédito y tramites notariales. Teniendo bajo mi responsabilidad los departamentos de contabilidad, tesorería, cuentas por pagar y crédito y cobranzas.

Start typing and press Enter to search

Shopping Cart